Jesús L.C. – Apuntes de un aprendiz

¿Por qué merece la pena tener Slack ordenado?

Slack no es una libreta en blanco. Es un espacio compartido. Y como todo espacio compartido, necesita estructura. En el mundo remoto en el que vivimos muchas personas que trabajamos en software, Slack es, literalmente, nuestra oficina.

Y como en cualquier oficina, si dejas todo tirado por medio, se vuelve imposible trabajar.

Un Slack desordenado significa:

• Gente preguntando lo mismo en 3 sitios
• Mensajes que se pierden
• Equipos que no saben por dónde comunicarse
• Y demasiados DMs que deberían ser públicos

Mantener Slack ordenado no es una manía de organización, es una forma de:

✅ Ahorrar tiempo
✅ Evitar interrupciones
✅ Mejorar la colaboración entre equipos
✅ Y reducir el «bus factor» (esa dependencia de saber quién sabe qué)

Cuando los canales están bien nombrados, agrupados y gestionados, encontrar la información y a la persona adecuada es más fácil y rápido.

No se trata de ser rígido. Se trata de que Slack trabaje para ti, y no al revés. De ver que sacas el máximo partido a las herramientas en las que trabajas y no se convierten en un canal desastre.

📚 Estructura de canales: prefijos que aportan contexto

Todos los canales siguen este esquema:

#<categoría>-<subcategoría>-<tema>

Esto te permite saber de qué va un canal solo con leer el nombre.

Ventajas:

• 🛏️ Agrupan visualmente los canales en la sidebar
• 🔍 Facilitan las búsquedas
• 🤝 Dan contexto sin tener que entrar
• 🪜 Ayudan a mantener orden en entornos con muchos equipos y canales

Ejemplos:

• #team-frontend
• #tech-proj-vue-migration
• #tech-sync
• #tech-community-ddd
• #tmp-fix-critical-bug

Canales públicos > privados

Como comentamos en el post de Slack no es el problema, es como lo usas los canales cuanto más público, mejor, ya que los canales privados:

• No salen en búsquedas
• No puedes unirte si te sales

Fomentan silos y dependencias de personas

Usa canales privados solo cuando sea realmente necesario (por confidencialidad o temas sensibles).

📍 Tipos de canales y prefijos recomendados

⚠️ Disclaimer: No se trata de imponer reglas rígidas ni de burocratizar la comunicación. Estas convenciones son ideas que han funcionado en contextos reales y pueden servirte como base para organizar mejor Slack en tu equipo. Dependiendo del tamaño de tu organización, del número de equipos, o de cuánta rotación haya, quizá necesites adaptar, simplificar o extender estas propuestas.

Lo ideal no es seguir estas normas al pie de la letra, sino entender su propósito y adaptarlas a tu cultura y necesidades. Si algo no encaja, mejóralo o invéntate algo mejor. Pero hazlo con intención.

⏳ #tmp-xxx (temporales)

Propósito: Canales temporales creados para coordinar una acción concreta en un tiempo limitado.

Estos canales nacen con fecha de caducidad: bugs urgentes, despliegues especiales, migraciones express.
El prefijo tmp- indica claramente que deben cerrarse cuando ya no hagan falta, evitando llenar Slack de canales olvidados.

Ejemplos: #tmp-release-v2, #tmp-solve-login-bug

Se crean sabiendo que tienen fecha de caducidad y deben archivarse.

🥙 #offtopic-xxx

Propósito: Compartir cosas no relacionadas con el trabajo (música, perros, comida, memes…).

Ejemplos: #offtopic-random, #offtopic-dogs

¿Hay vida más allá del trabajo? Sí. Pero mejor que esté contenida. Canales para compartir cosas no relacionadas directamente con el trabajo. Porque sí, también necesitamos reírnos, compartir recetas o hablar de música.
Pero mejor hacerlo en espacios bien delimitados para no contaminar los canales técnicos.

🧠 #tech-community-xxx

Propósito: Canales para comunidades de aprendizaje y conocimiento transversal. No están centrados en la sincronización de trabajo, sino en compartir artículos, debates, buenas prácticas y aprendizajes.
El prefijo community- indica que es un canal voluntario, abierto y de crecimiento.
Ideal para mantener viva la cultura técnica.

Ejemplos: #tech-community-frontend, #tech-community-php

Ayudan a mantener viva la cultura técnica.

🚗 #tech-proj-xxx

Propósito: Canales de proyectos transversales, que involucran a varias personas de distintos equipos. Cuando una iniciativa no vive dentro de un equipo y tampoco es temporal, necesita su espacio propio.
El prefijo proj- deja claro que se trata de un proyecto en curso.
Ayuda a separar conversaciones que pueden ser profundas y técnicas del resto de Slack.

Ejemplos: #tech-proj-vue-migration, #tech-proj-redis-deprecation

🧪 #tech-sync-xxx

Propósito: Canales de sincronización técnica entre equipos o áreas. Estos canales permiten compartir actualizaciones, bugs, cambios técnicos que afectan a varias partes del sistema. No se usan para debatir ni aprender, sino para operar y coordinar.
Separarlos de los canales de comunidad evita ruido innecesario.

Ejemplos: #tech-sync-qa, #tech-sync-marketplace

No para debatir o aprender, sí para coordinar cambios, alertas, errores.

👥 #team-xxx

Propósito: Canales asociados a equipos estables, usados para su día a día. El prefijo team- permite encontrar rápidamente todos los canales relacionados con un equipo específico. Públicos para que cualquiera pueda consultar y preguntar.
Internos si se necesita discutir algo sensible o que no aporte a otros.

Ejemplos: #team-checkout, #team-checkout-internal, #team-checkout-chatops

Normalmente este canal es el punto de comunicación de otros equipos, es decir, si alguien tiene una duda con el equipo de checkout lo que hará sera preguntar en #team-checkout y listo. El equipo para su día a día puede tener un canal internal.

🧰 Canales automáticos: cuando las herramientas también escriben

Una de las mejores cosas de Slack es que no solo sirve para hablar entre personas.
También puede ser el lugar donde las herramientas hablen contigo.

Slack también es donde se conectan tus sistemas. Puedes tener notificaciones automáticas de:

• Tests y CI/CD
• Errores (DataDog, Sentry)
• Cambios en tareas (Jira, Linear)
• Resultados QA
• Deploys
• Alertas críticas

Ejemplos de canales:

• #ci-pipelines-core
• #alerts-datadog-backend
• #jira-notifs
• #test-results-checkout

Buenas prácticas:

• Usa prefijos: #alerts-*, #ci-*, #test-*
• Silencia canales solo informativos
• Fija qué herramientas escriben y por qué
• Usa emojis como confirmación: 👀, ✅, 🔧
• Si no aportan valor, archiva

Con esto lo que hacemos es evitar ruido innecesario en canales de conversación. Podemos filtrar y silenciar dependiendo del tipo de automatización (si, no pasa nada por silenciar algunos canales). Además permite hacer seguimiento claro y limpio de lo que hacen los sistemas.

📌 Enriquecer un canal: descripción, bookmarks y pins

Al entrar a un canal deberías poder saber en 10 segundos:

• Para qué es
• Qué tipo de mensajes van ahí
• Dónde están los recursos clave

✉️ Descripción del canal

Define propósito, audiencia y expectativas. Es lo primero que verá alguien nuevo.

Un canal no es solo un contenedor de mensajes.
También puede ser una fuente de orientación constante si lo configuras bien.

Cuando alguien entra por primera vez en un canal, debería poder responderse en 10 segundos: ¿De qué va este canal? ¿Qué tipo de mensajes se esperan aquí? ¿Dónde están los recursos clave? ¿Hay algo urgente o importante que deba saber?

🔖 Bookmarks

Marcadores que aparecen arriba:

• Docs (Notion, Confluence)
• Board de Jira
• Checklist de deploy
• Guías de onboarding

📌 Mensajes fijados (pins)

Para cosas críticas, no para TODO:

• Recordatorios
• Contexto
• Resúbenes
• PRs clave

Tip: si hay demasiados pins, pierden valor. Haz limpieza.

¿Por qué importa todo esto?

Porque los canales tienen rotación de personas. Porque la memoria es frágil.
Y porque cada minuto buscando “dónde estaba ese doc” es un minuto perdido.

Un canal con buena descripción, bookmarks útiles y pins relevantes reduce preguntas, mejora la autonomía y acelera el onboarding.

No cuesta nada. Y multiplica el valor del canal.

👥 Grupos de Slack: @mencionar roles, no personas

Los grupos de Slack (también llamados user groups) permiten mencionar a un conjunto de personas con un solo @. Y eso, bien usado, puede evitar interrupciones innecesarias y centralizar la comunicación.

Es un alias tipo @oncall-devops, @release-managers, @incident-coordinators…
que incluye a varias personas, y al mencionarlo se notifica a todas las que estén dentro del grupo.

📣 Y lo mejor: puedes cambiar quién está dentro sin cambiar cómo se menciona

• @oncall-devops: persona de guardia
• @release-managers: quienes pueden hacer deploy. Evitas escribirle por privado siempre a «Laura»
• @incident-responders: para incidentes en producción

Buenas prácticas:

• Nombres claros: @oncall-backend, no @equipoGuay
• Evita grupos demasiado grandes
• Menciónalos solo si aporta valor. Igual que con @channel, no abuses. Cada ping tiene un coste mental.
• Deja claro qué hace cada grupo
• Actualízalos con frecuencia (p.ej. cada lunes)

🤖 Bots que ayudan de verdad

Slack no solo es una herramienta de comunicación: también puede ser tu centro de automatización. Con los bots adecuados, puedes transformar tareas repetitivas en flujos automáticos que te permiten enfocarte en lo que realmente importa.

🧠 DailyBot

Propósito: Automatizar reuniones diarias, encuestas y reconocimientos.

Cómo se usa: DailyBot permite realizar standups asincrónicos, encuestas de retroalimentación y enviar reconocimientos (kudos) entre compañeros. Ideal para equipos distribuidos que buscan mantener la cohesión sin reuniones constantes.

📊 Polly

Propósito: Obtener feedback rápido mediante encuestas y votaciones.

Cómo se usa: Con comandos simples, puedes crear encuestas en canales para tomar decisiones rápidas o recopilar opiniones del equipo.

🗓️ Donut

Propósito: Facilitar encuentros informales entre miembros del equipo.

Cómo se usa: Donut empareja aleatoriamente a miembros del equipo para que se conozcan mejor, ideal para fomentar la cultura de equipo en entornos remotos.

🛡️ PagerDuty

Propósito: Notificar y gestionar incidentes críticos.

ropósito: Notificar en una fecha determinada.

Esto nos es un bot como tal, viene incluido en Slack, donde podemos crear reminders para nosotros mismos o dentro de canales públicos.

Por ejemplo para avisar de la retro y de que el equipo escriba algunos posits para discutirlos allí

⏰ /remind

No es un bot en sí, es una funcionalidad propia de Slack. Sirve para hcer recordatorios personales o de equipo. Ejemplo: «/remind @channel rellenar la retro mañana a las 10»

😂 Giphy

Propósito: Enriquecer las conversaciones con GIFs animados.

Cómo se usa: Con el comando /giphy, puedes buscar y compartir GIFs directamente en tus canales de Slack, añadiendo un toque de humor y expresividad a las interacciones del equipo.

🧩 Pullpo.io

Seguimiento de pull requests. Te notifica cuándo una PR está lista, lleva mucho tiempo abierta o necesita revisión. Facilita que los equipos hagan merge y review a tiempo, directamente desde Slack

¿Que otros bots estás usando y crees que son útilies?

💬 ¿Y si no sabemos por dónde empezar?

No hace falta reestructurar todo Slack en un día. Puedes empezar con pasos pequeños:

• Revisa y renombra 3 canales clave con buenos prefijos.
• Añade una descripción clara y un par de bookmarks útiles.
• Crea tu primer grupo de Slack para on-call o releases.
• Automatiza una pequeña cosa: un recordatorio, una encuesta o una notificación.
• Pregunta al equipo qué canal les genera más ruido… y mejoradlo juntos.

Empieza por lo que más os molesta. Lo pequeño suma. Y se contagia.

👣 Checklist para un canal bien configurado

Puedes añadir esto como un bloque visual o para uso interno:

• Nombre claro con prefijo (#team-, #proj-, etc.)
• Descripción útil del canal
• Al menos 1 bookmark con documentación
• Pins con info relevante (no más de 5)
• Participación activa o plan para archivarlo

📆 Conclusión

Un Slack ordenado no es una obsesión. Es una herramienta mejor usada.

Organizar bien los canales, prefijos, automatizaciones, descripciones y grupos te permite:

• Ahorrar tiempo
• Encontrar la información rápido
• Coordinar sin depender de personas
• Fomentar cultura y aprendizaje
• Evitar el ruido que te hace perder el foco

Slack no es el problema. El caos o la claridad dependen de cómo lo usamos