Productividad: Email, calendario, notificaciones, tiempo…

En estos días de COVID-19, de teletrabajo y de una realidad un tanto incierta voy a hablar un poco sobre productividad. Estos días de confinamiento he estado ojeando infinidad de post sobre teletrabajo, mantener la comunicación ahora que estamos confinados, sobre productividad,… y un largo etcétera de temas similares. Así que me he animado a contar como organizo mi día a día en el MundoReal™ y no solo en estos días de aislamiento.

Antes de continuar, todo lo que escribo en este post me aplica a mi y a mis circunstancias, mis sesgos,… quizás no sean extrapolables a las tuyas. Sólo cuento como me organizo por si alguien puede coger ideas.

Calendario

El calendario es para mi la herramienta principal, en ella están organizadas las próximas acciones que debo completar en momentos completos y por tanto me proporciona puntos de referencia en torno a los cuales gestionar el resto del trabajo. 

Tengo un calendario compartido con mi familia, donde reservarnos fechas para eventos concretos, por ejemplo me gustaría ir a un meetup tal día, o una cita con el médico otro día, o una clase de pilates… con el calendario cada semana podemos planificarnos como vamos a gestionar el resto de cosas: ir a la compra, ir al parque, salir a cenar,…

De la misma manera, en el trabajo el calendario es algo que tengo que manejar con cariño. Ya he comentado que trabajamos en iteraciones, por lo que tener las reuniones planificadas (reunión planificación, sprint review, daily meeting, retrospectiva, trainings) hace el día a día mucho más llevadero porque sabemos que es lo que va a pasar y a que fecha tenemos que llegar.

Esto no es algo que se me haya ocurrido a mi, tanto esta idea como otras que leerás a lo largo del post son parte de Getting Things Done (GTD) una metodología sobre gestión del tiempo inventada por David Allen.

Email

Creo que es importante tener controlados los “inputs” del sistema, en mi caso (y creo que en el de casi todos) el mayor input es el email. Es donde recibimos una cantidad ingente de información y tenemos que gestionarla bien. Este post Iñaki Arrola o este hilo de Ismael Barros son un must.

Así a grosso modo todo lo tengo organizado por carpetas, la jerarquía que uso en las carpeta es una carpeta por proyecto y dentro del proyecto pues depende del mismo. Por ejemplo los PR y notificaciones a una carpeta, los issues de Jira a otra,.. para hacer todo esto lo más importante es configurar filtros en el email. Es algo a lo que le pongo bastante cariño, ya que procuro mantener la bandeja de entrada vacía.

Inbox Zero

Como ya he dicho procuro tener la bandeja de entrada vacía, por lo que son esenciales los filtros. Normalmente lo que hago es que los emails automáticos (Jira, gitlab, documento compartido de google docs…) vayan directamente a la carpeta correspondiente y se marquen como leídos para no tener ruido. Así solo tengo delante (en la bandeja de entrada) a los emails que tengo que poner atención. La idea es librarme de todas las notificaciones que me llegan de las redes sociales y otras webs donde estamos dados de alta. Con los filtros puedo archivarlas todas en una carpeta, y revisarlas semanalmente para saber si son importantes.

De la misma manera, el paso de enviar todas las notificaciones a un sitio nos ayuda a detectar el spam y a poder desuscribirme de newsletter que ya no me interesan.

A la misma vez pongo recordatorios a los emails, por ejemplo si necesito una respuesta sobre un asunto y mando un email, pongo un reminder en dicho correo para que me lo recuerde en X días para ver si no me han contestado.

La idea es el tándem email + calendario funcionen como una máquina bien engrasada.

Notificaciones

Y aquí es donde está el quid de la cuestión, en mi opinión, las notificaciones nos producen interferencias en nuestro flujo. Intento trabajar con pomodoros, aunque no todo el día, si durante periodos a lo largo del día por lo que tengo las notificaciones desactivadas durante esos periodos. De tal modo que el foco de mi concentración se centra en la tarea que estoy haciendo, ya sea corregir un bug, programar alguna feature, escribir un email o incluso crear o planificar tareas en Jira.

Lo mismo ocurre con las notificaciones en el móvil, si ves mi móvil no tengo ninguna notificación activa, solo llamadas. De la misma forma todos los grupos de Whatsapp están silenciados, las notificaciones de Slack y de correo también. Solo tengo activas las notificaciones del calendario y de alarma.

La idea detrás de esto es que yo soy dueño de mi tiempo, de cómo lo gestiono y de que hago en cada momento, por eso las notificaciones son para mi una molestia.

En cuanto este tema de notificaciones para mi lo más difícil es superar el FOMO(fear of missing out, o miedo de perderte algo importante). El luchar contra ese monstruo en tu cabeza que te dice que algo se te está escapando, ese el estrés de no saber si lo estoy haciendo bien o se me quedan cosas en el tintero, al final lo más importante creo que es tener un sistema, saber que es lo que tengo que hacer en cada momento y confiar en dicho sistema.

Si quieres profundizar más sobre esto creo que lo mejor es que leas sobre Minimalismo digital de Carl Newport.

Trabajo y ocio

Otra de las cosas que tengo claras de cara a la productividad es saber diferenciar ocio de trabajo. Por ello intento tenerlo todo compartimentado. En el ordenador del trabajo no tengo ninguna cuenta personal: ni Twitter, ni Gmail, ni Telegram ni nada. Ese ordenador es para trabajar y mi vida personal está en mi otro ordenador. Lo mismo al revés, en el ordenador personal no hay nada del trabajo. Es cierto que al principio es algo complicado y sobre todo en viajes que tienes que llevar más cacharros.

Ahora, mirándolo con perspectiva es algo que se agradece, sobre todo ahora que teletrabajo porque se que cuando me siento con mi Ordenador personal es porque me apetece escribir un post como este, programar algo, ver alguna serie o similar.

Lo más difícil para mi en esto de diferenciar es el móvil. No tengo el email de profesional en mi movil y si necesito utilizarlo abro el ordenador y me pongo en “modo trabajo”. La única excepción es Slack, donde si tengo la app de slack en el móvil, eso sí como todas las app que tengo en el teléfono con las notificaciones desactivadas. Si hay algo lo bastante urgente pueden llamarme por teléfono.

Teléfono móvil

Usar la tecnología sin que ella te use a ti, ese es el mantra. Todos los que trabajamos en la industria del software deberíamos de saber que los diseñadores, ingenieros, product managers,… buscan persuadir al usuario para que usen más tiempo su aplicación.

 

Teniendo esto en cuenta, intento ser consciente de cuánto tiempo estoy usando el teléfono, por ejemplo usando la App moment que trackea cuánto tiempo estás usando el móvil. 

A la vez intento hacer que mi cerebro no sea automático, por lo que para desbloquear el teléfono tengo contraseña: nada de FaceId, Huella dactilar o similar.

Lo mismo con las apps, no tengo accesos directos, están todas en el listado de aplicaciones por lo que tengo que navegar hasta ellas y hacer varios taps. Con esto trato darme cuenta de si realmente quiero consumir información o si lo estoy haciendo por instinto de consumo( esto forma parte del FOMO que mencioné antes). 

Mi idea, aunque me está costando mucho es perder esa sensación de que me estoy perdiendo algo por no mirar Twitter, telegram, slack, el email o Instagram.

Otra de las partes complicadas son los streams de contenido: por ejemplo el scroll infinito de twitter, las stories de instagram, o pocket a partir de la sugerencias, o incluso netflix con ver el siguiente capítulo. El efecto stream produce un efecto hipnótico, uno pierde la noción del tiempo y se engancha. Por lo que ser consciente de la hora a la que empiezo a consumir, tener cuidado con las “ronditas” (le doy una vuelta rápida a Instagram o a Twitter) que consumen tiempo infinito  fijar limites.

Tenemos que ser conscientes de lo que hacemos, ser críticos y saber que nos aporta valor.

Resumen

Si tuviese que resumir todo este post en un par de frases serían:yo soy dueño de mi tiempo y por tanto tengo que ser responsable y consciente del mismo. Tengo que hacer un uso eficiente de la información (filtrando el exceso de información, calendarizando lo importante para gestionar mi tiempo) y disminuyendo las interrupciones( disminuyendo las notificaciones y teniendo compartimentado los inputs). Minimizar los streams de contenido para no convertirme en un consumidor pasivo. Y por último no olvidar que tengo el FOMO está ahí y la mejor manera de hacerlo es tener un sistema, saber que es lo que tengo que hacer en cada momento y confiar en dicho sistema.

Si quieres saber más de sobre gestión del tiempo te recomiendo:

 

Publicado por jesuslc

Soy ingeniero en informática y un apasionado de la programación.Me considero una persona inquieta, curiosa y minuciosa en las cosas que hago. Me gusta cocinar para relajarme. Cuando voy a un museo leo todos los carteles

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