No sólo escribimos código

No solo escribimos código, tenemos issues en Jira, sprints, notificaciones de slack, notificaciones por gmail, emails, daily scrum, reuniones… por lo que también tenemos que aprender a relacionarnos con nuestro entorno. Al principio era una de las cosas que más me costaba, por eso me gustaría compartir algunos «trucos»/enseñanzas que he ido aprendiendo y que intento aplicar para tratar con todo estos inputs que no tienen que ver con el código.

Email Inbox

Nadie te enseña a gestionar el correo, me llegan un montón de emails, las pull request, las issues de Jira, notificaciones de reunión, emails de subida,… todos los emails llegan a la bandeja de entrada pero ¿qué hacemos después? A mi me encantan los filtros, las etiquetas y las carpetas para tenerlos todo más o menos ordenado y que solo lleguen al inbox lo que de verdad importa. El objetivo que me tengo es que las notificaciones no me «molesten» y que sea yo quien vaya a ver los emails cada vez que lo necesito. Os cuento como lo hago.

Tengo el chat de gmail a la derecha, para tener más sitio para las «etiquetas», lo que ago es que intento anidar las etiquetas de forma más o menos lógica. Por ejemplo tengo una etiqueta calendar donde van entrando todo lo qeu tiene que ver con eventos de calendario, reuniones,… tengo «subetiquetas» para los emails de «subida a producción». Otro ejemplo tengo todos los emails de Jira filtrados para que lleguen al inbox con una etiqueta y leídos, así es mucho más sencillo archivarlos cuando les he revisado.

Mi manera de afrontar todos estos emails es hacer que las notificaciones de nuevo email no me molesten demasiado. Intento que todo llegue al inbox y cuando lo he gestionado lo «elimino» del inbox para solo tener ahí lo que me queda pendiente. Además intento marcar con «estrellitas» los emails importantes para no perderles el ojo, incluso alguna vez me he puesto una notificación para seguir como va ese tema.

Otro tema son las subscripciones a noticias, blogs, foros,… que pueden pueden volverse inmanejables. Hace poco conocí unroll.me un servicio para dejar de recibir las suscripciones de newsletter, o para agruparlas todas en un solo email.

Para terminar con este tema os cuento que a mi me sirvió mucho un post de Iñaki Arrola (The Boss) que explica mucho mejor que yo todo esto del correo: https://inakiarrola.com/2015/07/30/gestionar-el-correo-electronico-con-menores-ineficiencias/

Email Outbox

No te lo tomes a mal, como hemos visto, nos llegan cientos de correos y hay veces que no los leemos con todo detalle. Así que lo mejor es asumirlo pronto, puede que no lean tu correo o que quede como leído en el inbox de alguien así que lo único que puedo decirte es que: séas claro y conciso. Intenta dar respuestas cortas y lo más importante ponte en el lugar de la otra persona (la que envía el correo) y contesta aunque solo sea con un ok.

Lee y relee bien los correos antes de contestar. Y cuando contestes, relee tu respuesta varias veces incluso puedes leerle el email a tu patito de goma. Yo tengo activado el delay de gmail 30 seg para poder deshacer el envío por si se me olvida algo.

Si tienes 3 preguntas envía 3 correos, así es muchos más fácil de seguirlos, de hacer bump(bring up my post) y haces más sencilla la vida al que los recibe, porque quizás de las 3 preguntas una pueda contestarla al momento, otra necesite 30 min y la otra la intervención de otra persona.

Seguro que tu tienes más tips para el email ¿cuales son?

Slack

Como ya has visto, no me gustan las notificaciones, porque creo que interrumpen el flujo, sobre todo cuando estoy desarrollando. Por eso intento ser cuidadoso con slack y que este no sea el centro del universo.

En el equipo, llevamos usando slack un tiempo y ha sido un acierto porque la gestión de las notificaciones es buena, porque tienes un bot para poder personalizar avisos y sobre todo por los canales. Así que ahí van algunos tips que nos han funcionado bien.

Crea canales y úsalos, es mejor tener un canal random, otro para artículos técnicos, otro para quedadas,… que tenerlo todo en el mismo.

Reminders de slack, son la caña, tu le dices al bot de slack que te recuerde algo en una fecha concreta y lo hace. Lo que más mola de esto es que puedes listar los reminders, modificarlos, posponerlos… De esa manera libero mi cerebro para pensar en lo importante(pensar y no recordar), ya que no tengo que acordarme de las cosas que tengo que hacer, slack me avisa 🙂

Pero eso no significa que Slack tenga que molestarme en todo momento, lo que yo he hecho ha sido desactivar las notificaciones. Tanto de Slack como del resto de aplicaciones, si miras mi móvil no tengo notificaciones de nada. Así solo leo cuando tengo tiempo suficiente para leer y contestar. Esto no es algo mainstream, Vanesa Tejada ya habló de como hacerlo y lo explica mejor que yo: https://vanesatejada.com/2017/03/05/por-que-lo-llamas-notificaciones-cuando-son-interrupciones/

Además Vanesa Tejada tiene grandes posts sobre como se organiza en su día a día https://vanesatejada.com/category/productividad/, sobre agile, la verdad es que es un blog la mar de interesante.

Conclusiones

Esto que cuento son solo algunos tips o consejos que utilizo en mi día a día y que creo que son útiles. bajo mi punto de vista, no importa mucho como gestiones el email, las notificaciones siempre que tengas un método para evitar el caos. Por ejemplo, he leído sobre Getting Things Done (para empezar recomiendo este post genial de Vanesa Tejada) pero nunca he sido capaz de aplicarlo al 100%, porque acababa saltándome el «proceso», aunque al final he conseguido encontrar un «método» con el que me siento cómodo, mi inbox no es un caos y las notificaciones no me abruman, pero estoy seguro que puedo mejorarlo con tu ayuda. ¿Cuáles son tus tips para gestionar el correo? ¿como usas los filtros? y los eventos del calendario ¿como los gestionas?