Cuando nos enfrentamos ante un nuevo proyecto, o en nuestra vida diaria debemos organizarnos para dejar lejos al estrés.

Planificarse esta bien, pero ¿existe una buena manera de planificarse? Desde que David Bonilla publicara hace tiempo la regla del 30 60 90, no he dejado de darle vueltas como gestionar mi tiempo para poder cumplirla lo máximo posible.

Antes de continuar necesito dejar claro 2 aspectos importantes para mí sobre la gestión del tiempo:

• 7 días a la semana y 24 horas tiene cada día: Así que siempre no se puede hacer todo, hay que elegir y descansar para poder rendir al día siguiente.
• «El tiempo es oro» así que mejor tenerlo un poco planificado.
• Procrastinación, todos procrastrinamos, pero no debemos convertir la procrastinación en un hábito, debemos saber centrarnos y priorizar.
• Primero lo importante y luego lo urgente

Entonces ahora vamos al GTD, según la Wikipedia Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen.
Existe un libro llamado GTD para dummies con licencia Creative Commons, así que por ahí empecé después de darle vueltas sobre como gestionar mi tiempo. GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.

Existen miles de libros, de técnicas y de post que hablan sobre como gestionar el tiempo Para ser honestos yo no sigo GTD al 100%, pero intento planificarme de la mejor manera, usar pomodoros en el trabajo…

Así que ahora vamos con lo interesante, una serie de herramientas, algunas de ellas open source para gestionar el tiempo.

EasyGTD

EasyGTD es un servicio personal de gestión del tiempo orientado al ámbito empresarial basado en el software Gettings Things Done (GTD). Gracias a este proyecto, las empresas y organizaciones podrán incrementar su productividad en un 30% , ya que esta herramienta permite priorizar tareas y gestionar el tiempo de manera adecuada.

Ahora OpenSistemas ha liberado esta herramienta aquí: https://github.com/opensistemas-hub/easygtd

Trello

Trello viene a ser un organizador de proyectos, un sistema online para asignar actividades a un equipo de trabajo, subir contenido, videos, imágenes, checklists, comentarios, notificaciones, todo desde smartphones o computadoras, y en tiempo real con sincronización automática.

Herramienta online disponible aquí: https://trello.com/

Este es un post sobre como usar Trello o alguna alternativa similar

FTask

Alternativa libre a Trello, viene a ser un clon de este realizado con el framework Flask  y MongoDB.

Aquí dejo un post donde Danigm explica el desarrollo: http://danigm.net/ftask.html

GTD-Free

Es una aplicación de escritorio para utilizar GTD http://gtd-free.sourceforge.net/

Tracks

Otra herramienta para utilizar GTD http://getontracks.org

Como lo hago yo

No soy un gurú de la gestión del tiempo, ni soy la persona mas eficiente del mundo, pero al menos intento estas cosas:

• Orden en general, no quiero pasarme 10minutos buscando algo que sé que tengo pero no se dónde, o peor aun rehacer algo que y después encontrarme algo similar ya hecho
• Tener una agenda con fechas, utilizo Google calendar porque la tengo disponible siempre para poder apuntar fechas importantes. Además te avisa con SMS 😉
• Tengo listas de tareas organizadas por proyectos, es decir intento pensar en proyectos, para después dividir estos en tareas. Por ejemplo proyecto vacaciones, tareas buscar vuelos, buscar hotel,…
• Minimizar las interrupciones, ponerme un pomodoro e intentar cumplirlo. No usar FB, Twitter,… durante ese tiempo.
• Intentar ser flexible con los demás, si quiero quedar con alguien ser flexible con los horarios
• Ponerme fechas para intentar hacer deporte (mens sana in corpore sano)

Como todo no puede ser bueno, quiero aprender a priorizar mejor, a ver si poco a poco lo voy consiguiendo.